2021年05月03日

分類ができたら仕事は8割できている

幼い頃から生母や祖母に「あんたはだらくさか」といつも言われていました。「だらくさか」とは「だらしない」、「きちんと整理整頓ができない」と言った意味に受け取っていました。

あれから60年が経ち、社会人の経験を踏み、多少改善されましたが、それでも自分でいまだ「だかくさか」と思います。当社の2人の女子スタッフは実に机の周りを整理し、会議で使ったファイルなども必要なものは順序だてて、ほぼ完ぺきに作成しています。この娘たちが勉強がよくできたのがわかります。

頭の中が実に無駄なく整理されています。その一方で私はいつも3〜4つの仕事を併行してやり、あっちこっちの案件の書類が散乱しています。自分の机だけでは足りずに前の机が空いているのでそれを使っています。また左わきには小机も置いています。それでも足りずに床の上にも書類を置きます。

頭のよい人は実に整理というか分類がうまい。この分類力で仕事の手際良さは8割決まっているような気がします。仕事の中での1つ1つの何を捨て、何を取るかの取捨選択が見事です。

情報は集めたら必要かどうかを即座に判断して、要らないものは即座に廃棄する。廃棄する行為自体が仕事です。集めたままになっていたら仕事をしたことになりません。

そしてどの書類のどのペーパーをどのファイルに入れているかもほぼ完ぺきに覚えて、即座に取り出せるように頭の中のメモリーに焼き付けておくことです。

分類は仕事の本質・コンテンツを理解して、それを自分の頭の中でシナリオ、流れを作って置かないとできません。分類は今日の仕事が終わった時の整理整頓ではありません。

翌日の仕事の準備です。翌日になれば即座に仕事に取り掛かれます。しかも大きな流れを理解しているので、その都度入って来る情報や変更を速やかにできます。

それにも増して最大の効果はあいまいで不明瞭な箇所、つまり問題点、課題、障害が浮き上がってきます。流れが滞っているところや赤信号が点滅しているところを発見できます。それを解決して、全体の流れをよくして、仕事を完成させていきます。
posted by tk at 10:40| Comment(0) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする